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酒店VI設(shè)計的營銷人員在與顧客簽訂合約并談妥設(shè)計細(xì)節(jié)后，對內(nèi)應(yīng)發(fā)布一份類似公文的設(shè)計通知單，告知各個部門在該酒店VI設(shè)計中應(yīng)負(fù)責(zé)執(zhí)行的工作。由于成功設(shè)計一家酒店作品需要許多部門的通力合作，所以如果一張“設(shè)計通知單’能夠清清楚楚地將所有工作事項列出來，對于順利設(shè)計將有很大幫助。
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酒店VI設(shè)計通知單的內(nèi)容包括契約書中的主要資料，以及各部門所需準(zhǔn)得的物品和相關(guān)事項，如預(yù)訂時間和相關(guān)事項、接洽人、桌數(shù)號、廳別、菜單、特殊要求等。各部門接到酒店VI設(shè)計通知單后，必須按照通知單上的要求執(zhí)行工作。
酒店VI設(shè)計人員在與顧客談妥所有宴會細(xì)節(jié)之后，才開始對內(nèi)發(fā)布酒店VI設(shè)計通知單，所以通知單上所傳達(dá)的信息大致上并無問題。但顧客有時候會對酒店VI設(shè)計細(xì)節(jié)稍作修改，如設(shè)計的增減、桌號的改變等。為適應(yīng)這種臨時變更，營銷人員應(yīng)該在設(shè)計好前一周，再與顧客確認(rèn)設(shè)計相關(guān)事項，將發(fā)生錯誤的可能性降至最低。
設(shè)計變更上須詳細(xì)寫明原案及修訂后的變更項目，以白紙黑字清楚地告知相關(guān)部門修改過的工作項目。這樣各部門可依照變更內(nèi)容調(diào)整工作，合力達(dá)成顧客的要求。
另外，使用變更單明確傳達(dá)設(shè)計信息，相關(guān)部門便不再允許有未接到通知的借口，所以可有效避免各部門互相推諉責(zé)任。

 

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