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1.記錄
    假使顧客有意向酒店預(yù)訂宴會(huì)，那么，酒店?duì)I銷人員便需問清楚宴會(huì)的日期、時(shí)間、名稱、性質(zhì)以及聯(lián)絡(luò)人姓名、電話，并書面記錄下來。另外，顧客對(duì)菜單內(nèi)容、飲料種類、赴宴人數(shù)、宴會(huì)預(yù)算、擺設(shè)方式、付款方式以及其他如花飾、活動(dòng)酒吧、代支費(fèi)等方面的要求，酒店?duì)I銷人員也應(yīng)如實(shí)記錄。
當(dāng)然，在預(yù)約步驟中，酒店?duì)I銷人員應(yīng)提供酒店報(bào)價(jià)單給顧客，因?yàn)榇蟛繑?shù)顧客在簽訂合約前可能還會(huì)與其他酒店進(jìn)行比價(jià)。無論如何，酒店?duì)I銷人員務(wù)必詳細(xì)記錄每次跟顧客洽談的結(jié)果，處將其存檔備查外，也需正確無誤地將資料內(nèi)容轉(zhuǎn)達(dá)給其他相關(guān)人員。
 

為方便起見，上述預(yù)約宴會(huì)所需的資料都可囊括在酒店宴會(huì)洽談表中。有了酒店宴會(huì)洽談表，酒店?duì)I銷人員與顧客洽談時(shí)便可以馬上將所有資料填妥，并將顧客的要求圈選出，并且在將宴會(huì)通知單發(fā)給各單位時(shí)，所有酒店宴會(huì)需求一目了然。
2.收取定金
通常，除熟客及小型宴會(huì)不預(yù)付訂金外，其他所有大型宴會(huì)在預(yù)約時(shí)，都必須先交10%的訂金，付完訂金才表示該宴會(huì)場(chǎng)地確實(shí)已被定下。否則一個(gè)大型宴會(huì)如果臨時(shí)取消，對(duì)酒店勢(shì)必造成重大損失。因此，預(yù)收訂金對(duì)酒店而言是一種自保方式，很有必要。
除此之外，若在原來預(yù)約宴席的顧客未付訂金之前，又有其他顧客欲訂同一場(chǎng)地，酒店?duì)I銷人員應(yīng)打電話給先預(yù)約的顧客，詢問其意愿。如果該顧客表示確定要使用該場(chǎng)地。假使顧客看重的宴會(huì)廳已被預(yù)訂，酒店?duì)I銷人員要嘗試說服顧客更改宴會(huì)日期。

 

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