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在酒店的營銷組合中，維持一種正確而且最新的檔案記錄系統，對任何酒店營銷部門來說都是最重要的工作。沒有正確的檔案記錄，酒店營銷部門就沒有作戰的武器。
    酒店營銷部門最重要的業務步驟就是建立一種追蹤系統。這是為了在適當的時候把檔案交給營銷員，以便他進行追蹤接觸。這很簡單，每一檔卷都備一張3mm×5mm的卡片，上面記著一系列的約會登記區分卡。
這些區分卡由12張卡片組成，一張用一個月，每月有31張備忘卡片用于該月份的每一天。在抽屜里最上面的區分卡用于本月份，后面則有31張備忘卡用于本月份的每一天，再后面則是用于下個月的第二套區分卡，以此類推。
 

檔案是用以標明特定的約會日期，所以這個日期便寫在信函檔卷的正面，備忘卡片也依次列入檔案。每個月的1日，將卡片分類列在該月份預訂約會日期的后面。月底時，將使用過的卡片放到后面，再換新月份的卡片，如此下去，12個月周而復始。
每天早上，營銷秘書的第一件事情是取出當天要用的備忘卡片，再抽出相關的信函檔卷，把備忘卡放進檔卷里，然后一并放到負責處理此事務的營銷人員的辦公桌上。營銷人員依照備忘卡及有關記錄進行工作，事后應簽名并退回備忘卡，以備營銷秘書進行事務處理。